Ponsel penanda tangan yang hilang dapat menimbulkan risiko keamanan bagi dokumen perusahaan. Tim perlu mengetahui langkah pengamanan yang tepat agar akses dan proses tanda tangan digital tetap terkendali.
Direktur menelepon pagi-pagi, kabarnya ponselnya tertinggal di taksi semalam. Di ponsel itu terpasang aplikasi yang dipakai menandatangani dokumen perusahaan. Kejadian ponsel penanda tangan hilang seperti ini membuat banyak tim langsung panik.
Kekhawatirannya wajar. Bayangan yang muncul biasanya berupa kontrak palsu yang diteken orang lain. Tambahan lagi, tidak ada yang tahu persis dokumen apa saja yang sedang menunggu tanda tangan. Kepanikan itu justru membuat langkah penanganannya jadi berantakan.
Kabar baiknya, risikonya biasanya lebih kecil dari yang dibayangkan. Memahami Fungsi Sertifikat Elektronik membantu Anda menilai situasi dengan lebih tenang. Dari sana langkah penanganannya bisa disusun secara berurutan.
Yang Sebenarnya Berisiko Saat Ponsel Penanda Tangan Hilang
Anggapan paling umum adalah tanda tangan tersimpan di dalam ponsel. Kenyataannya tidak demikian pada layanan yang diselenggarakan secara terpusat. Kunci kriptografinya berada di perangkat pengaman milik penyelenggara sertifikasi elektronik.
Artinya, orang yang memegang ponsel Anda tidak otomatis bisa menandatangani. Ia masih harus melewati lapisan otorisasi yang dipasang di akun tersebut. Di sinilah kekuatan atau kelemahan pengamanan Anda benar-benar diuji.
Perbedaan ini juga menjelaskan satu hal yang sering ditanyakan. Mengganti perangkat tidak membuat sertifikat Anda hilang atau harus diterbitkan ulang. Akunnya cukup diakses kembali dari ponsel baru setelah verifikasi.
Titik lemah yang sebenarnya
Ancaman terbesar bukan pada berkas di ponsel, melainkan pada akses ke akun. Email dan nomor telepon menjadi pintu masuk kode verifikasi sekali pakai. Bila keduanya ikut terbuka, barulah situasinya menjadi serius.
Langkah yang Perlu Dilakukan pada Jam-Jam Pertama
Urutan penanganan lebih menentukan daripada kecepatan bertindak tanpa arah. Berikut rangkaian yang umumnya dipakai tim keamanan informasi.
1. Blokir kartu SIM melalui operator agar kode verifikasi tidak bisa diterima.
2. Ubah kata sandi email yang terdaftar pada akun penandatanganan.
3. Hubungi penyelenggara untuk menindaklanjuti status akun dan sertifikat.
4. Periksa riwayat aktivitas untuk melihat dokumen yang diproses terakhir.
5. Beri tahu mitra bila ada dokumen penting yang sedang berjalan.
6. Catat kronologinya sebagai bahan laporan internal.
Langkah keempat paling sering dilewati. Padahal catatan aktivitas memperlihatkan waktu, dokumen, dan status prosesnya. Dari situ Anda bisa menilai apakah benar terjadi penyalahgunaan atau tidak.
Peran Admin Perusahaan dan Mekanisme Pencabutan Sertifikat
Pada akun korporat, penanganannya tidak bergantung pada satu orang. Admin perusahaan dapat meninjau dan menyesuaikan akses pengguna yang bermasalah. Kendali ini membuat respons berjalan lebih cepat dibanding akun perorangan.
Penyelenggara sertifikasi elektronik juga mengenal mekanisme pencabutan sertifikat. Sertifikat yang dicabut akan terbaca statusnya saat dokumen diverifikasi. Pemeriksa dokumen dapat melihat keterangan itu melalui portal verifikasi resmi.
Bagaimana nasib dokumen yang telanjur diteken
Pertanyaan ini hampir selalu muncul dan jawabannya melegakan. Dokumen yang ditandatangani sebelum insiden umumnya tetap dapat diverifikasi. Stempel waktu pada dokumen menunjukkan kapan tanda tangan itu dibubuhkan.
Karena itu pencabutan sertifikat tidak membatalkan kontrak yang sudah berjalan. Yang dihentikan adalah kemampuan sertifikat tersebut untuk dipakai selanjutnya.
Meski begitu, keputusan mencabut sebaiknya tidak diambil sendiri. Pertimbangkan lebih dulu dokumen apa saja yang sedang dalam proses. Diskusi singkat dengan penyelenggara biasanya menghasilkan jalan tengah yang lebih aman.
Mengurangi Dampak Sebelum Ponsel Penanda Tangan Hilang
Pencegahan jauh lebih murah daripada penanganan. Beberapa kebiasaan berikut sudah menutup sebagian besar celahnya.
● Aktifkan kunci layar dan verifikasi biometrik pada perangkat kerja.
● Pisahkan akun email pribadi dari email yang dipakai menandatangani dokumen.
● Jangan pernah membagikan PIN penandatanganan kepada siapa pun, termasuk staf.
● Gunakan alur peninjau dan penyetuju agar dokumen tidak langsung diteken.
Alur persetujuan sering diremehkan padahal fungsinya berlapis. Selain merapikan proses, alur itu memberi kesempatan orang lain memeriksa dokumen. Satu dokumen mencurigakan lebih mudah tertangkap sebelum sempat diteken.
Bagi tim yang baru mempelajari cara buat tanda tangan digital, kebiasaan ini layak dibentuk sejak awal. Mengubahnya belakangan biasanya jauh lebih sulit.
Menyiapkan Prosedur Sebelum Keadaan Darurat Datang
Kehilangan perangkat bukan bencana selama akunnya dirancang berlapis. Kuncinya ada pada pemisahan akses, otorisasi bertingkat, dan riwayat yang tercatat rapi. Prosedur singkat yang disepakati bersama membuat tim tahu harus berbuat apa.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan, e-Meterai, verifikasi biometrik, serta pencatatan aktivitas dokumen. Perusahaan yang ingin memahami fungsi sertifikat elektronik sekaligus cara buat tanda tangan digital yang aman dapat menjadikannya rujukan diskusi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah orang lain bisa menandatangani dokumen memakai ponsel yang hilang?
Sulit, karena masih diperlukan kode verifikasi, PIN, atau biometrik yang tidak tersimpan di perangkat.
2. Apakah sertifikat perlu langsung dicabut setelah perangkat hilang?
Sebaiknya dikonsultasikan dengan penyelenggara, karena pencabutan menghentikan pemakaian sertifikat tersebut untuk seterusnya.
3. Apakah dokumen lama ikut batal bila sertifikatnya dicabut?
Tidak, dokumen yang ditandatangani sebelumnya umumnya tetap dapat diverifikasi lewat stempel waktunya.
